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外注の管理はコツを押さえて業務効率化!発注先の選定や注意すべきポイント総まとめ

パーソルイノベーション・デジタルマーケティング部の福井です。業務を効率化するためには、外注をうまく使う必要があります。たとえばホームページの製作であれば、ライターを外注することが考えられます。

こうした外注化の流れは、製造業やシステム開発など他の業界でもあります。最近では外注業者やフリーランスを使って、外部に業務を委託する企業も増えてきています。システム開発の一部を外注することも多いです。

しかし外注をうまく使えているかどうかというと、意外とうまくいっていないところも多いでしょう。そこでこの記事では外注を上手に活用して、業務効率化するために必要なポイントについて説明します。

外注することのメリット

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外注することのメリットとしては、以下の3つになります。ここではそれぞれ説明します。

・人件費の調整ができる

外注は案件ごとに募集できます。たとえば業種によっては、季節によって仕事が増える場合もあるでしょう。そのため必要な時に外部に委託すれば、人件費の調整ができるわけです。従業員を雇ってしまうと固定費として重くなる場合もありますが、外注であればそのような心配がありません。

・社員が業務に集中できる

コア業務を社員が行い、コア業務以外の業務を外注化することで社員が自分たちのすべき業務に集中できるというメリットがあります。社員が業務に集中することで、業務が効率化し生産性も向上するというメリットがあるでしょう。

・外部の経験を生かせる

業務を外注することは、外部の専門的な知識を自社で活かすことにも繋がります。とくに現在フリーランスや副業人材が増えているので、そうした方たちを活用することで、今まで自社になかった経験を活用できるのです。

外注と社内業務を仕分ける方法

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外注をするためには、まず社内業務と外注を仕分けなければなりません。ここでは外注と社内業務を仕分けるための方法を説明します。

・指示がしやすいかどうか

外注をするためには社内から指示をする必要があります。複雑な指示を出す必要がある業務に関しては、密接なコミュニケーションが必要になります。社内であれば必要な時に必要な時間コミュニケーションを取れますか、外注の場合、そのようなことはできません。そのため業務を切り分ける際には、指示しやすいものを外注する方がよいでしょう。

・独立して業務を行えるかどうか

業務を切り分ける場合、その業務が独立して行えるかどうか非常に重要です。外注の場合は、コミュニケーションは取るものの、基本的には独立して作業を行ってもらう形になります。

社内の業務の進み具合を待って業務をするような形になると、作業がなかなか進みません。結果として外注を頼んだとしても、そのまま待機状態になることもあります。

業務を切り分けてこの部分をお願いしたいと明確にできるものを外注化するようにしましょう。

・外注したほうが質が良くなるかどうか

社内だけでは仕事が回らないため、外注化するわけですか、ムリすれば社内でも回せることもあります。しかしその場合、作業量が増えるため、その仕事の質は下がってしまう可能性があります。

もちろん社内で作業をしても質が下がらないのであれば、外注化する必要はありません。外注化した方がよいものができると考えられるものを外注化したほうがよいでしょう。

・外注したほうが安いかどうか

外注化した方が質が良くなるからといって、すべて外注化するというのも難しいでしょう。その理由は予算が決まっているからです。予算内で効率的に外注化することで、実際のコストは下がるかどうか考える必要があります。

外注化する際には予算としていくらぐらいを考えているか、明確にしておいた方がよいでしょう。

・外注したほうが早いかどうか

社内でもできる仕事を外注化する場合、納期の問題が出てきます。顧客の中には早く納品して欲しいという場合もあります。その場合、外注化することで納期を早めることが可能です。

しかし外注化することで、むしろ業務が増えて納期は遅くなるという場合もあります。そのため外注化することで、スピードが上がるかどうかを判断して、外注先に依頼するのがよいでしょう。

よい外注先の見つけ方は?

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外注をお願いするためには、よい外注先を見つけなければなりません。ではどのようにすればよい外注先が見つかるのでしょうか。ここではよい外注先を見つけるポイントとしてふたつ紹介します。

・複数の外注先を比較する

外注するかどうか決めるには、複数の外注先を比較する必要があります。どの外注先がよいのか、値段が安いかどうかだけでなく、実際の仕事がどの程度できるのか話を聞きながら比較していきましょう。複数の外注先を検討することで、外注先を選ぶ基準もできあがってくるはずです。

・実際に会ってから決める

外注先に依頼するとなると、メールでのやり取りが増えます。またチャットツールなどを使えばコミュニケーションも円滑に取れるでしょう。しかし最終的な決定は実際に会ってから考えた方がよいです。

本当にその人やその企業が信頼できるかどうかは非常に重要なポイントです。なかなか会えない場合はオンラインでも構わないので、必ず対面で直接話して決めるようにしましょう。

外注を管理するポイントとは?

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「外注先にお願いしたらそのまま何もしない」ではうまくいきません。外注を利用すればすべてうまくいくわけではなく、しっかりと管理をしなければ費用ばかりかかって、完成したものも出来が悪いということになりかねません。そこでここでは外注を管理するポイントとして、4つ説明します。

・外注ルールを明確化する

外注を依頼する際には、外注を依頼する際のルールを明確化しておく必要があります。外注を依頼する社員や部署によってそのルールが変わってしまうと、最終的な納品物の質に差が出てしまいます。

また従業員によって依頼の方法が変わると、担当者が変わった際に、外注先も戸惑ってしまうでしょう。会社として「外注に頼む際にはこのようにする」というルールを明確化していくことで、従業員も外注管理がしやすくなります。それにともない、外注を受け入れる際の社内規定も作っておいた方が良いでしょう。

・指示を明確にする

外注と社内の大きな違いはコミュニケーションをとる時間です。社内であればアバウトな指示であっても、コミュニケーションをとりながら修正できます。

しかし外注となると常にコミュニケーションを取ることはできないわけですから、指示が明確でないと希望したような納品物が出てきません。また指示がないので作業ができないという状況にもなります。

外注管理をうまくいかせるためには、指示を明確にすることが必要です。どの仕事をどのように行ったらいいのか、指示を明確にしておきましょう。同じような業務で外注に依頼することが多い場合は、マニュアル化しておきましょう。

・進捗管理をしっかりする

外注に依頼したらそのまま納品されるまで待っているのではだめです。納品物が自分の望んだものとまったく違うリスクがあるからです。

品質を高くするためにも、進捗管理をしっかりとしなければなりません。また進捗管理をしていないと、作業が全然進んでおらず、納品が大幅に遅れることもあります。

外注に依頼したら工程表が出てくるはずですから、その工程表どおりに作業が進んでいるのかどうか、必要な項目を書き入れたチェックシートをもとに、進捗管理をしっかりとするようにしましょう。

・連絡方法と日程を確認する

外注を依頼したら、連絡方法と定期的なミーティングの日程を確定する必要があります。メールでの連絡でももちろんよいのですが、チャットツールの方がやり取りがしやすく便利です。

チャットワークやSlackでやり取りできるように聞いてみましょう。また定期ミーティング必要になるので、その日程を確定するのも大切です。お互いの都合よい時間を決めて、定期的にミーティングを開催するようにしましょう。その方が思わぬ失敗も無くなります。

外注管理における注意点

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外注管理においては注意すべき点があります。ここでは外注管理において注意すべきポイントを3つ紹介します。

・業務の切り出しをしっかりとする

外注管理において大切なことは、任せる仕事を明確にすることです。任せる仕事が決まっていない段階で外注を依頼すると、外注先も何をやったらいいのか分からずに時間だけが過ぎていきます。

外注の場合は頼む仕事が明確に決まってから、頼まなければなりません。つまり業務の切り出しが非常に重要なのです。

・業務に合った適切な外注先を見つける

外注を依頼する際に、本当にその業務をできる外注先なのかどうか、しっかりと判断する必要があります。外注先が「できる」と言っても、本当にできるかどうかしっかりと確認してから依頼するようにしましょう。

頼んではみたものの、自分たちの希望したものとは違った物が納品されることは意外と多いです。そのため自分たちが依頼したい仕事に関して、実績がある外注先を選ばなければなりません。

そのためにはスキルがわかるサンプルを見せてもらう方が良いでしょう。また依頼する際も複数の外注先を比較して依頼するようにしてください。

・業務を丸投げしない

外注するということは業務を丸投げすることではありません。仕事を頼んでそのままにしておくと、納品された時に大きな問題が起こることも多いです。外注したら終わりではなく、頻繁に連絡を取り合って進捗管理をし、お互いの認識をすり合わせていく努力が必要でしょう。

まとめ

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ここまで外注管理のポイントについて説明しました。外注管理ではまず重要なのは業務の切り出しです。どのような業務を外注先に依頼するのかが明確でないと、ほとんどうまくいきません。

そのため外注先に依頼する仕事が決まってから、外注先を選定しましょう。ただし外注先を探すにしても、なかなかよい外注先に出会えないこともあるでしょう。最近では外注先と言っても企業だけでなく、外部人材も考えられます。

現在副業を認めている企業も多くなってきており、副業人材の活用を外注先として考えていくべきでしょう。今後副業人材が増えてきて、フリーランスや外部人材を活用する企業が増えてきています。

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