「ペーパーレスを急げ」デジタルで実現する"変化に負けない"多店舗運営
パーソルイノベーション・デジタルマーケティング部の福井です。コロナの影響が予断を許さない中で、小売や飲食店などは業務効率化をしなければなりません。 デジタル化が必要だとわかっていても、なかなか進めていけない企業が多いのではないでしょうか。
そうした中でまず取り組むべき課題が、紙ベースの業務を減らすことです。そこで今回、「サービス業のペーパーレス」をテーマに、 大手飲食チェーンの雇用契約最適化の成功事例を有する、国内初の契約マネジメント（CLM）システム「ホームズクラウド」を提供する株式会社Holmesの津田氏とSync Up事業責任者、竹下氏のセミナーの報告をします。
登壇者
株式会社Holmes 営業戦略室 室長 津田 奨悟
新卒で旭硝子株式会社（現AGC）に入社。ガラス製造プロセスエンジニアとして世界初のモバイルデバイス用ガラス上市立ち上げに貢献。その後、デロイトトーマツコンサルティングにて主に化学素材企業向けに新規事業戦略立案、技術マーケティングなど事業成長に貢献するプロジェクトに従事。その後、外資系企業2社で経営企画・事業企画を歴任。直近ではアドビ日本法人において、サービス事業の経営企画として営業、コンサルティング、カスタマーサクセスを横断してマネジメントし、毎年数十パーセントの成長に貢献。2020年8月より現職。
パーソルイノベーション株式会社 Sync Up 事業責任者 竹下 壮太郎
インテリジェンス（現：パーソルキャリア）に入社。入社1年目は九州で営業としてアルバイト領域の採用支援に携わる。九州支社内では過去最多の月間取引社数を達成。その後異動し、大手企業をメインで担当するチームに配属。全国に展開する飲食店や物流会社などを担当。パーソルキャリア史上最高額の売上を達成し、全社表彰を受賞。同時に、「0to1」へのエントリーを重ね、2016年12月に採択。2017年4月より新規事業立ち上げのため、グループ内のパーソルイノベーション株式会社へ異動。
リソース50%削減！デジタルが実現する契約の一元管理が実現する多店舗運営の"負"の解消
「脱ハンコ」だけじゃない！契約業務の全体像と課題
官民ともに「脱ハンコ」が進んでいます。ヤフーでは2021年3月末までに100%電子参加を進めると発表しています。河野大臣も脱ハンコを進めていますよね。しかし脱ハンコというのは契約業務の課題のひとつに過ぎません。
データをご覧ください。コロナ禍のリモートワークに際して、「契約関連で出社時よりも不便である」と感じる項目では、「契約のサインや押印に手間や時間がかかる」というのもたしかに割合が高いです。しかしその他の要素、たとえば「契約内容の条件交渉やコミュニケーションに時間・手間がかかる」「社内外の承認に待ち時間がかかる」の割合の方が大きいとわかります。
企業における契約業務は長い工程を経ていて、押印は最後の契約締結だけの部分です。契約業務全体を効率化しなければ、業務効率化にはなりません。そこで「ホームズクラウド」は「契約業務全体をマネジメントできるサービス」を提供しています。
実際に、「ホームズクラウド」を導入することで、業務工数を50%削減し、多店舗運営に潜む複雑な契約構造をシンプルに解決した企業があります。
・国内大手飲食チェーン事例
ここで国内大手飲食チェーン企業の事例を共有します。
・全国1,000店舗以上展開
・アルバイトは2万名
・月間入社人数が2,000人という大規模チェーンの事例です。
・企業の課題
飲食店を経営する企業には共通して以下の課題があります。
・バイトや社員の入社手続きなど雇用管理が大変
・各店舗に契約漏れが無いか本部で確認するのが大変
・店長や担当が変わる際に契約管理が煩雑
こうした課題がある中で、この企業様にも同じ課題がありました。前述のようにアルバイトが非常に多いため、入社時の契約には大変時間がかかります。つまり入社時の契約書類がそろうまでのリードタイムが非常に長く、本社人事部の作業工数が膨大になっていたのです。
ではなぜそうした課題が生じたのでしょうか。津田氏は「多店舗運営だからこその構造的な問題」だと指摘していました。大きく2つの問題があります。
【問題①】まず紙中心の業務プロセスでは、発送から内容確認含め業務全体のリードタイム長期化が避けられないということです。業務全体の流れは以下のようになっています。
①アルバイトが必要書類を店舗に提出
ここで書類に不備があった場合、アルバイトの提出モチベーションが低くなり、再提出に時間がかかります。つまり最初から時間をロスしてしまうことがあるのです。
②店舗で確認したものを本社に提出
店舗側では店長が書類を作成しているので、送付書類に不備が多くなります。また月1回の社内定期便で書類を郵送するため、不備があった場合の再送が1か月後です。ここで止まってしまうと、また1ヶ月先に延びてしまいます。
③本社でデータを入力
本社でも紙からデータ入力する際にミスが起こります。また書類が送られていたとしても、確認時に契約書が登録されていないケースもありました。そもそも毎月2000人もの新しいアルバイトが入ってくる状況では、「ミスなくオペレーションをしようとするのが無理」(津田)だと言えます。
【問題②】つぎに業務プロセス上で発生するコミュニケーションや管理が複雑になり、ミスを誘発しやすいという点です。また独自のデータベースへの口座情報の登録は店長が行なっていましたが、入力不備が多くありました。
店長は店舗運営が主業務です。このような登録業務は店長にとっては優先順位が低くなりがちです。そのためミスが発生します。また書類を送った送らないで、店長と人事部の間でも送った送っていないの水掛け論になることもあったと言います。「6～7名で1,000店舗以上も管理するのは大変」(津田氏)なわけです。
また「電話だったりメールだったり色々なコミュニケーションパスが発生」(津田氏)してしまいます。電話は履歴が残らないので後で検証できないというデメリットもあるのです。そのため先ほど述べたような水掛け論が発生します。
・課題を解決するために必要なシステム導入
こうした問題に対して津田氏は「必要なのはデジタル化と一元化」と説明していました。ペーパーレスの業務プロセス構築で効率を上げるだけでなく、「コミュニケーションを一つにまとめてミスを減らすことも大切」(津田氏)なわけです。
デジタル化と一元化はシステムを導入することで解決可能です。実際に「ホームズクラウド」を導入することで、以下のような効果がありました。
就業者本人が契約締結と書類データ提出を自分で行うため、入力ミスのリスクも軽減。その場で入力してもらえるため、即時の内容確認が可能となり、社内定期便を用いて、月をまたいだ作業が無くなり、リードタイムの大幅な短縮を実現できました。
また契約にまつわるコミュニケーションの履歴をホームズクラウドに残せるので、コミュニケーションエラーの抑止が可能になっています。
実際に「ホームクラウド」を導入することで、この企業様は入社時契約書類の確認作業工数を約50%削減し必要リソースは3名～4名分になりました。また契約完了までのリードタイムは大幅に短縮しました。
さらにやり取りの経緯もすべてホームズクラウドに集約することで、店長・人事部間でのコミュニケーションエラーも0になりました。
このように、ホームズクラウドは契約業務の課題が解決できるわけです。
ペーパーレスで手にする店舗運営の「機動性」と「柔軟性」｜withコロナ時代の店舗運営
コロナによって世の中は大きく変わりました。では店舗運営がどのように変わるのでしょうか。竹下氏は「今までよりも不確実な状況で、機動力の高い店舗運営が必要になる」と言います。
コロナで最も影響を受けたのは接客サービス業というデータがあります。企業全体としても減収減益の企業が増えてきており、約56%に達しているのです。しかし「減収の中で増益に転じられるのか減益になるのかが大きな分かれ目」 と竹下氏が述べているように、減収していても業務効率化をすることで、増益にすることは可能です。
また「消費者の心理はアフターコロナを望んでいるため、需要回復は必ず来る」と考えられており、「来年の経済活性化が見えているからこそ、需要増に耐えうる店舗・組織にどう進化するかが求められている」(竹下氏)と言えます。
そのため店舗の生産性をどう上げるかが大事で、「管理固定費を上げずに今まで以上の売り上げを獲得できる店舗・組織に進化する必要がある」(竹下氏)わけです。
・サービス企業の変化
サービス企業の業態も変化しています。今まで都心・首都圏で広域の大型店舗が多かったのが、郊外・生活圏で狭域、小型・専門店化が増えてきています。
つまり機動性・収益性の高い店舗・業態・サービスへ変化しているのです。大手でもそうした動きが出てきています。
このように店舗運営が変化しているなかで、竹下氏は「少ない管理者で多くの店舗をマネジメントしていく形に変わる」と説明します。また店舗単位の機動性と収益性を上げていく必要もあるでしょう。
しかし管理者が少なくなると、見えない店舗の情報が増えてきます。そのため店長のキャパシティを拡大しなければいけません。いつでもどこでも簡単に正確に、店舗と現場の人の情報を把握する仕組みが必要なのです。そのためには効率的な人員配置と管理ができないといけません。
コロナ時代で変わる人員配置としては以下のことが考えられます。
・コロナ時代では一週間単位の短い期間での計画の練りも必要
・一週間10日の状況に合わせた人員配置再編成も必要
・不安の中で働いてくれているスタッフへのケアも必要
さらに管理者として機動性と柔軟性が求められるのです。一方、スタッフはあともう少し働きたいと考えており、またシフトの柔軟性を職場に求めています。
実際、スタッフが働き続ける理由の1位はシフトや休みが希望通りになることで、2位が上司と部下との関係がよいでした。
こうした人員配置の課題はどのように解決すればいいでしょうか。その解決策が以下の4つをデジタル化することです。
・たくさんのスタッフの働きたいニーズをしっかりと把握する
・集計計算や労務管理の負担を軽減する。エクセルなどを管理しやすいようにする。
・複数店舗の比較をして改善をしていく
・業務指示のデジタル化が必要
ではデジタル化するとなぜ人員配置の課題が解決するのでしょうか。Sync Upを導入している企業では以下の効果が見られました。
・ドトールコーヒー様の事例
スタッフがヘルプを自発的に埋めてくれ、いろいろな店舗仕事を問わずに応募してくれるため、社員の残業時間が昨対比15%減少。
・出前館様の事例
本部で各店舗のシフトを管理。 本部にいながらも店舗の人員配置ができるようになりました。
・まいばすけっと様の事例
スタッフは手元のスマートフォンで自分のシフトが見られることにより、シフトへ入りやすくなりました。
このようにSync Upを導入することで、人の配置と管理のデジタル化が必要であり機動性と柔軟性が実現できます。
質疑応答
・2度手間が発生するケースがある。解決策は？
津田氏
いくつかを組み合わせるのが大切で、ソリューション間で連携する。しかしすべてを契約することはできないので、選び方を考えるべきです。うまくシステムを選んで、まずは小さくはじめることが大切
竹下氏
マイルールが多いのがオペレーションを増やしてしまう原因。マイルールの中でやらなくていいものを減らしていく。マイルールを共通ルールにするのが大事。
・採用観点における店舗運営の大事な秘訣
「人が足りない状況をしっかりと把握し、統一のフォーマットをしっかりと作ることが大事」(竹下氏)と述べていました。
まとめ
ここまでコロナ時代に必要なペーパーレス化について、セミナーの内容を説明してきました。減収になったとしても、業務効率化をすることで増益することは可能です。ペーパーレス化による業務効率化を実現するためには、システムの導入は必要でしょう。
とくに人員配置においては、管理者が他店舗を管理するようになっているため、現場に行かなくてもシフト管理などできなければなりません。またスタッフの側もシフトに入りやすいシステムを導入する必要があるでしょう。
その点Sync Upであれば、スタッフの希望シフトがシフト表へ自動反映。スタッフはいつでもどこでもスマホからシフトの希望が出せます。週・月ごとなど、それぞれの企業のシフト作成頻度に合わせて提出期間の設定も可能です。
店長の作業は「時間調整」か「削る」だけなので多店舗管理も楽です。シフトの作成がサクサク進み、シンプルなUIで作成作業の時間を短縮できます。確定したシフトは、ワンクリックですぐにスタッフのアプリへ通知できるので、連絡の手間も省けますよ！
シフト管理に時間を割かれている企業の皆様は、ぜひ「Sync Up」をご検討ください！
いかがでしたか？パーソルイノベーションでは今後もこのような情報提供を行っていきます。
Sync Upについて ＜ https://www.sync-up.jp/＞
「Sync Up」はシフト管理システムです。スマートフォンとPCでシフト収集・作成・調整が簡単に行え、ワンクリックで複数店舗間でヘルプの調整、人が足りないシフトをエリアで共有できます。人手がほしい募集シフトを登録して、スタッフへ一斉に通知＆共有。スタッフはスマホアプリのカレンダーを見ながら、空いている日に応募できます。従業員が自らシフト登録できる便利なシステムです。
「PERSOL（パーソル）」について ＜https://www.persol-group.co.jp/＞
パーソルグループは、「はたらいて、笑おう。」をグループビジョンに、人材派遣サービス「テンプスタッフ」、転職サービス「doda」、ITアウトソーシングや設計開発など、人と組織にかかわる多様なサービスを展開しています。