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シフト管理システムの導入メリットは?従業員の勤怠管理や給与計算にも役立つ便利ツール!

パーソルイノベーション・デジタルマーケティング部の福井です。店舗運営では、従業員の希望を取り、毎回シフトを調整するのはかなり大変ですよね。また急にスタッフが入れないとなった場合、代わりのスタッフを探すのも非常に大変です。

従業員としては「長い時間働きたい」と思っても、うまくシフトが組めなければ、なかなか働けません。そのためアルバイトの場合、長時間働けず、やめてしまうことも多いです。そうした悩みを解決するためには、シフト管理システムを導入するのがおすすめです。

そこでこの記事ではシフト管理システムを導入するメリットや導入するための3つのポイント、導入する際の注意点について説明します。

シフト管理をシステム化するメリット

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シフト管理をシステム化するメリットは、以下の3つが考えられます。

・シフト作成の手間が省ける

シフト作成にはかなりの手間がかかります。まずアルバイト等の従業員にシフトの希望を教えてもらえます。その希望をエクセルなどのソフトに入力して、それぞれの従業員の希望に合ったシフトを作成しなければなりません。

空いているシフトに全員が希望通り入れれば問題がありませんが、実際には重複する時間帯も多いです。また希望者が多い時間帯にシフトが入れずに、仕事がなかなかできない従業員も出てくる場合があります。

こうした調整について、システムを導入すれば簡単に行えます。システムであれば登録順でシフトが決まるなど、ルールを厳格に運用できるため、従業員にもわかりやすいシフト作成が可能です。

・ヘルプの調整がしやすい

シフトを入れておいても、急にシフトに入れなくなることもあります。その場合、自分で代わりの人を見つけるか、もしくは店長が代わりにそのシフトに入るというのが一般的です。

システムを導入すれば、その時間に空いている従業員に、一斉にヘルプを呼びかけることが可能です。またあらかじめ従業員が空いている日程をシステム上で確認しておけば、代わりの従業員を見つけやすいでしょう。

・従業員がシフトを入れやすい

システムを導入しなければ、自分の希望のシフトを紙に書くなどして提出するのが一般的でした。希望の時間帯に入れなければ働けません。しかしそのやり方では、空いている時間帯の確認はなかなか難しい状況でした。

しかしシステムを導入するとシフトの入れ方が大きく変わります。従業員の側は空いているシフトが確認でき、そのシフトに入ろうと時間を調整することもできるわけです。

システム内のシフトを見ながら自分の時間を調整できるのは、大変便利ですよね。

勤怠管理や給与計算の効率化にも役立つんです

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シフト管理ができるシステムを導入すれば、シフト作成の時間は大幅に短縮できることはすでに述べました。しかしシフト管理システムにはシフト管理以外にも機能もあります。

その機能が勤怠管理や給与計算です。勤怠管理や給与計算と連動していれば、シフト作成だけでなく勤怠管理や給与計算の効率化もできます。

今までシフト管理と給与計算や勤怠管理がわけられた業務であったのが、一括して管理できるようになるのです。この仕組みは業務効率化という意味では、かなり重要な意味をもつでしょう。

他にもシフト管理システムができること

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他にもシフト管理システムにはできることがあります。ここではその中でも2つの機能を紹介します。

・お知らせが一括で送れる

シフト管理システムには、従業員全員が登録されています。そのためお店の連絡等はシステムを通して一括で送れます。さまざまな最新情報を一括で送れるのはとても便利ですよね。

・他店舗と連携できる

1店舗だけのシフト管理でなく、複数店舗にまたがってシフト管理をする場合もあります。お店が近ければ何店舗か兼任しているスタッフもいるでしょう。その場合もシフト管理システムを導入していれば、1店舗で行うシフト管理と同様のことが他店舗でも可能です。

また他店舗でスタッフが足りないとなった場合に、ヘルプも同様に店舗をまたがって行えるのです。そのためスタッフが多い店舗からスタッフが少ない店舗へと、働きに行くことも可能になります。他店舗とのこうしたスタッフの共有ができるのは非常に便利ですね。

シフト管理システム導入までの流れ

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シフト管理システムの便利さについてはよくわかりましたが、ではどのようにすれば導入できるのでしょうか。ここでは導入までの順番を簡単に説明します。

1.資料請求・お問い合わせ

まずは資料請求を行います。複数のシステムを比べるのが一般的ですから、何社か資料請求を行ってみましょう。

資料請求を行うと営業担当から連絡があります。そこで詳しいシステムの説明を聞いてみましょう。また自社のシフトの入れ方に合っていなければシステムを入れる意味がないので、自社のやり方をしっかりと説明し、そのやり方に対応できるかどうか聞いてみます。

2.ご契約・お申し込み

お申し込みをしたいシステムが決まったら、申し込みを行い、契約をします。費用や条件をしっかり確認してから契約するようにしましょう。

3.初期設定・フォームの入力

システムを導入したら、まずは初期設定を行わなければなりません。自社のシフトに合った内容でシステムを設定しましょう。わからない場合はサポートデスクなどに相談して設定を行います。

4.アカウント発行・利用開始

アカウントが発行されたらそのアカウントでログインして、利用を開始します。利用開始した後でもわからないところがあれば、サポートデスクに連絡を取ります。

また従業員にもシフト管理システムを導入したと伝え、システム上でシフトを登録してもらうようにしましょう。

シフト管理システムを選ぶ3つのポイント

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シフト管理システムのメリットはよくわかりましたが、現在シフト管理システムはたくさん市場に出回っています。ではその中からどのようにシフト管理システムを選べばよいのでしょうか。ここでは3つのポイントについて説明します。

・業種に合っているかどうか

シフト管理といっても業種によって大きく違います。飲食店と小売業ではシフト作成の仕方が違うでしょう。また夜勤等が入ってくるとそこでもシフト管理は大変になります。

さらに時間帯によって必要な項目が変わる場合もあるので、システムでシフト管理をする場合には、細かい設定が必要になってきます。それぞれの業種に合ったシフト管理システムを選びましょう。

・自社の勤務形態にあっているかどうか

シフト管理システムを導入する場合、自社の勤務形態に合ったシステムを導入しなければなりません。とくにさまざまな立場の従業員がいる会社では、働く時間もシフトもバラバラの場合もあります。

また休日に勤務しなければならない業種もあるでしょう。こうした自社の働き方に合ったシステムを導入しなければなりません。

・月額費用は適切かどうか

シフト管理システムの便利さをわかったとしても、その費用がかなり高ければ導入することはできません。一般的に1ヵ月の利用料は、登録スタッフの数によって変わります。自社に何人の従業員がいて、どれくらいの費用でシステムを使いたいかはあらかじめ決めておいた方がよいです。

また初期費用がかかるシステムもありますので、導入時にどれくらいの費用がかかってくるのか、また毎月の費用はいくらなのか必ず確認しておくようにしましょう。

シフト管理システム導入の注意点

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シフト管理システムを選ぶポイントについて先ほど述べましたが、ではシフト管理システムを導入する際の注意点はどんなものがあるのでしょうか。ここでは2つのポイントについて説明します。

・クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型とはソフトをダウンロードせずに、インターネットにログインして利用するものです。そのためサーバーの管理は不要です。一方、オンプレミス型は自社でサーバーを用意して、ソフトもダウンロードして使います。

クラウド型の方が月額費用も安く、管理もしやすいため、クラウド型のシステムを導入する企業が増えています。シフト管理システムを導入する場合も、ほとんどがクラウド型だと思います。そのため特殊な機能をつける場合には、オプションでの費用が発生するでしょう。

オンプレミス型は自社内で運用するので、運用コストは低く抑えられますが、問題があったときの改修コストが高くなります。また運用責任者が責任を持って運用しなければならなくなります。

クラウドの型が簡単に導入できて簡単に運用できますので、クラウド型のシフト管理システムを導入した方がよいでしょう。

・使いやすいシステムかどうか

シフト管理システムを使うのは店長だけではありません。従業員もシフト管理システムを使います。そのシステムが使いにくかったらどうでしょうか。シフトを入れるのも大変となれば、他の仕事を探してしまうでしょう。

そうならないためにも簡単にシフトを入れることができ、希望に近い時間で仕事ができるように調整できるシステムを導入すべきです。いろいろなシステムを比較してどのシステムが1番使いやすいかどうか、従業員にも聞いてみるのが良いですね。

・サポートしっかりしているかどうか

システムを導入するわけですから、トラブルが起こる場合もあります。そのためシステムを管理している会社のサイトから問い合わせをした際に、どれくらい早く対応してくれるのかはとても重要です。

またコールセンターがあり、そこでトラブルについて対応してくれる会社もあります。システムは「導入したら終わり」ではありませんので、サポートが充実しているかどうかを確認するようにしましょう。

まとめ

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ここまでシフト管理システムの導入のメリットと導入するポイントについて説明してきました。シフト管理システムは管理者側の業務の効率化を促すだけでなく、従業員にとってもメリットの大きいシステムです。

勤怠管理は給与計算とも連動しているため、さらなる業務効率化にもつながります。こうした機能と連動し、システムとして使いやすいサービスが求められます。そのため店長だけでなく、従業員にも使いやすいシステムが最適でしょう。

とくにシフトの調整は店長にとっても従業員にとっても大変です。たとえばミニストップもシフト調整に時間をとられていました。

シフトを作成したあと、人が足りていないことがわかった時には「ここ入れない?」とアルバイトスタッフ一人ひとりとメールや電話でコミュニケーションを取って入ってもらっていたので都度工数が発生しており、シフト収集、作成、ヘルプの調整と一連のシフト管理と1回の作業つき、3日程度かかっていました。
https://blog.sync-up.jp/shift_users_case/ministop

しかしシフト管理システムの「Sync Up」を導入することで、以下のように変わったと言います。

Sync Upを利用することで、各店舗の人が足りないシフトが店長間で簡単に共有ができるため、店長間でスタッフの応援を送りあうことができます。アルバイトスタッフは募集中のシフトをスマホで閲覧できるので、以前まで運用していた方法のように店長から「ここに入って欲しい」というコミュニケーションではなく、アルバイトスタッフが空いているシフトに自分で応募して他店舗にヘルプに行くことができるのは良いことだと思います。
https://blog.sync-up.jp/shift_users_case/ministop

シフト管理に時間を割かれている企業の皆様は、ぜひ「Sync Up」をご検討ください!

Sync Upはこちらから

シンクアップ

いかがでしたか?パーソルイノベーションでは今後もこのような情報提供を行っていきます。

Sync Upについて < https://www.sync-up.jp/
「Sync Up」はシフト管理システムです。スマートフォンとPCでシフト収集・作成・調整が簡単に行え、ワンクリックで複数店舗間でヘルプの調整、人が足りないシフトをエリアで共有できます。人手がほしい募集シフトを登録して、スタッフへ一斉に通知&共有。スタッフはスマホアプリのカレンダーを見ながら、空いている日に応募できます。従業員が自らシフト登録できる便利なシステムです。
「PERSOL(パーソル)」について <https://www.persol-group.co.jp/>
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