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発注書の書き方を初心者向けに解説!必要な項目から注意点までを総まとめ

パーソルイノベーション・デジタルマーケティング部の福井です。外部に発注する作業を多く経験している企業であれば、発注書のテンプレートがあるのでそのまま記載すれば問題ありませんよね。

しかしはじめて外部に発注するとなった場合、どのように発注書を書けばよいのか、また発注書にはどのような注意点があるのかわからない方も多いでしょう。とくに最近、外部人材を活用する機会が増えている企業も多いので、あらためて発注書について見直してみる必要があります。

そこでこの記事では発注書の書き方だけでなく、発注書を書く際の注意点についても説明します。

発注書とは?

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そもそも発注書とはどのようなものなのでしょうか。発注書とは外部の業者に、正式に業務の依頼を示す文書です。物販の場合は、商品の発注を意味する文章です。発注書は発注する側が作る文書ですが、受注側も受注したことを証明するために、「注文請書」を作成する必要があります。

発注書と注文請書をしっかりと残すことで、取引に問題が起こったときのトラブルがスムーズに解決できます。また署名がないと言った言わないの問題もあるので、そうした問題を防ぐこともできるのです。

また外部人材を使う場合、外部人材の方たちは本当にこの仕事が来るのかどうかと不安になることもあります。個人で企業を相手にした場合、条件が勝手に変わってしまうかもしれないと思うのです。

そのため発注書をしっかりと発行して、そこに条件を明記することで、外部人材の方も安心して仕事ができます。何かと発注書を発行するのは大変だと思うかもしれませんが、しっかりと発行するようにしましょう。

発注書がなくても取引が行えますが、「下請代金支払遅延等防止法第3条」には「親事業者は,発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務があります」とあるので、発注書はつねに発行すべきです。
https://www.jftc.go.jp/shitauke/shitaukegaiyo/oyagimu.html


書く前に確認すること

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発注書を書く場合には、受注者側に発注書をどのように送るか確認しておく必要があります。メール、ファックス、郵送での提出もできます。実際、最近のやりとりでは、PDFファイルで発注書が送られてくるのが多いのではないでしょうか。

ただ中には郵送してほしいという企業もありますので、必ず確認してから発注書を作るようにしましょう。

発注書の送付方法がわかったら、その方法に合わせて送り先を確認しておきます。メールであればメールアドレスが必要ですし、郵送であれば住所が必要です。また担当者名で郵送する場合もありますので、どちら宛に送ればよいかは確認しておいた方がよいでしょう。

必ず記載が必要な項目

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厚生労働省が契約書の参考例として、個別契約(発注書)の例を挙げています。ここではその内容を参考に記載すべき必要な項目について説明します。

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・注文した日の年月日
いつ注文したのか発注書に明記します。

・注文者の氏名、所在地、連絡先、担当者
注文者の情報を掲載します。担当者がいる場合は担当者についても書きます。

・注文先の宛先
注文先の宛先を書きます。会社名だけでよいでしょう。

・委託内容
実際に何を委託したのか、詳細を書きます。あとで齟齬が出ないように細かく書くようにしましょう。

・契約金額
契約した金額を書きます。

・履行期限
いつまでに納品してもらうのか、その期限を書きます。

・納品先・方法
どちらにどのような方法で納品してもらうのかを書きます。

・成果物の検査
成果物の検査が必要な場合は書いておきます。また検査の結果、補修が必要な場合の対応についても書いておきましょう。

・諸経費の取り扱い
交通費などの諸経費をどうするのか、書いておきます。

・権利の帰属
権利が受注者にある旨を記載しておきます。

記入した方がよい項目

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先ほどの項目だけでも十分ですが、他にも記入したほうがよい項目もあります。これらの項目は自社にとって必要だというよりも、受注者にとって必要な情報だと考えましょう。記入した方がよい項目としては、以下のものが考えられます。

・発注番号
発注番号を記載しておくと、発注の管理がしやすいため便利です。とくに同一の取引相手と複数取引する場合は、連番になっていると便利です。

・小計
税抜きの小計金額についても書いておいた方がよいでしょう。

・支払いルール
企業によって支払いのルールは違います。月末締めで翌月末払いのところもあれば、月末締めで翌10日払いのところがあります。受注者としては知りたい情報でもありますので、発注書に書いてあげたほうが親切でしょう。

発注書の書き方

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発注書に関しては、上記の項目をすべて書く必要があります。基本的には上記項目を満たしたテンプレートを作成しておき、そちらを毎回使うようにします。 発注書は、受注者との認識の相違がないのにするために必要な書類です。

そのため 相手にわかりやすいように書く必要があります。とくに委託内容に関しては、詳細に書くようにしましょう。また 企業によっては発注書のテンプレートが決まっているところもあります。

その場合は受注企業からテンプレートをもらって、そのテンプレートに書いても問題ありません。必ず確認するようにしましょう。

また発注書は印鑑がなくても問題ありませんが、受注者側としては印鑑があったほうが安心しますので、電子印鑑でも押してから送るようにしましょう。

発注書に印紙は必要なの?

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発注書は基本的に印紙を必要としません。印紙が必要なのは注文請書です。注文請書が最終的な契約書になるため、注文請書には印紙を貼ってもらいます。ただし発注書のみで契約が成立した場合は、発注書に印紙が必要になる場合もあるので注意しましょう。

国税庁のホームページには印紙税に関して以下のように記載されています。判断が難しい場合は国税庁に相談して見る方がよいでしょう。

「課税文書に該当するかどうかは、その文書に記載されている内容にもとづいて判断することとなりますが、当事者の約束や慣習により文書の名称や文言は種々の意味に用いられています。そのため、その文書の内容判断に当たっては、その名称、呼称や記載されている文言により形式的に行うのではなく、その文書に記載されている文言、符号等の実質的な意味を汲み取って行う必要があります。
 例えば、文書に取引金額そのものの記載はないが、文書に記載されている単価、数量、記号等により、当事者間において取引金額が計算できる場合は、それを記載金額とし、また、売掛金の請求書に「済」や「了」と表示してあり、その「済」や「了」の表示が売掛金を領収したことの当事者間の了解事項であれば、その文書は、売上代金の受領書(第17号の1文書)に該当することになります。」
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7100.htm

・請負契約の場合は印紙税が必要
国税庁のホームページによれば、請負契約について以下のように書かれています。

[請負に関する契約書]
 工事請負契約書、工事注文請書、物品加工注文請書、広告契約書、映画俳優専属契約書、請負金額変更契約書など
(注) 請負には、職業野球の選手、映画(演劇)の俳優(監督・演出家・プロデューサー)、プロボクサー、プロレスラー、音楽家、舞踊家、テレビジョン放送の演技者(演出家、プロデューサー)が、その者としての役務の提供を約することを内容とする契約を含みます。
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7140.htm

このように発注が請負に関する契約になる場合は印紙が必要になるので、注意しましょう。

・電子の注文請書は印紙税がかからない
発注書には印紙税がかからず、注文請書に印紙税がかかると述べましたが、それは紙で発行した場合です。電子で発行した場合、印紙税はかかりません。国税庁のホームページによれば以下のように説明されています。

本注文請書は、申込みに対する応諾文書であり、契約の成立を証するために作成されるものである。しかしながら、注文請書の調製行為を行ったとしても、注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。
https://www.nta.go.jp/about/organization/fukuoka/bunshokaito/inshi_sonota/081024/02.htm#a01

発注書の注意点

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発注書の書き方についてはすでに述べましたが、最後に発注書に関する注意点を2点説明しておきます。

・発注書は10年保存しよう
発注書は保存期間があります。法人の場合は7年、個人である場合は5年間の保管が必要になってきます。ただし会社法では10年間保存することが義務付けられているため、10年間は保存しておいた方がよいでしょう。

・注文書でも大丈夫?
発注書とよく似た名前として、注文書というものがあります。基本的には発注書も注文書も同じものとして扱われますが、ものを購入する時に使うのが注文書として分けているところが多いです。サービス等を依頼する場合は発注書にしておいた方が、相手もわかりやすいと思います。

まとめ

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ここまで発注書の書き方と発注書について注意すべき点を書いてきました。これから発注書を書こうという人には参考になったかと思います。発注書を書く作業については、テンプレートを作って発行していけばよいわけですが、外注先が増えるにつれて、その管理は大変になるでしょう。

とくに現在、副業が増えてきて、フリーランスや外部人材を活用する企業が増えてきています。その際に発注書だけでなく、毎月の時間管理や、納品の管理を一括できれば非常に楽です。

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