年末調整の電子化対策は万全？準備するポイントと注意点を徹底解説！
パーソルイノベーション・デジタルマーケティング部の福井です。2020年の年末調整申告から、年末調整手続きが電子データでも可能になるのをご存知でしょうか。もちろんこの電子化は強制ではありませんので、すべてが電子申請になるわけではありません。
しかし従業員の中には電子申請を希望する人もいると予想されるため、企業としてどう対応するのか準備をする必要があります。そこでこの記事では年末調整の電子化に向けて、企業として注意すべきことと効率的に行うために必要なことについて説明します。
年末調整の電子化とは？
今まで年末調整と言えば紙の書類を書いて、生命保険料控除などの控除証明書を用紙にホッチキスで止めて提出していましたよね。この書類にもとづいて、担当者がデータを入力していたのですが、その作業が大変だということで、電子化されたわけです。
業務効率化の面でも、こうした手続きについて電子化されることが推進されています。しかし今までとやり方が変わるわけですから、企業としてはメリットだけでなく、注意すべきこともあります。
年末調整の電子化で変わること
年末調整の電子化で業務効率化のイメージはありますが、具体的にどのように変わるのでしょうか。国税庁のホームページには、年末調整が電子化されることで、どのように変わるのかまとめられています。
・用紙配付について
書面では勤務先が従業員に控除申告書の用紙を配付しなければなりませんでした。遠隔地にいる従業員には郵送などで対応していました。しかし電子化すれば、従業員に年調ソフトを取得し、データで提供するよう指示することで、用紙配布の手間は省けます。
・控除申告書の作成・提出
書面の場合、従業員は氏名など、毎年同じ内容を手書きすることや申告書押印に負担感がありました。一方で毎年税制改正等により記載方法が少しずつ変わり、書き方がわからない場合もあるでしょう。勤務先の方は、従業員からの記載方法に係る問合せ対応に忙殺されます。
しかし電子化されれば、年調ソフトの入力支援機能に従い控除申告書を作成することにより、従業員からの問合せ等が減少すると見込まれます。また年調ソフトで作成した提出データを勤務先に提供する場合、押印が不要です。
さらに従業員は書面の場合、保険料控除証明書の各項目を転記することが負担となります。また、控除額の計算もしなければなりません。しかし電子化されることで、控除証明書等データをインポートすることにより自動入力、控除額の自動計算ができます。なお、マイナポータル連携を利用することにより複数の控除証明書等データの一括取得が可能です。
従業員が遠隔地に勤務する従業員は、作成した書類を郵送しなければならず、時間と手間がかかります。記載誤りがあれば再提出が必要な場合も生じます。しかし電子化されれば、給与担当者等にメールで提出するだけでOKです。
・チェック・検算
勤務先では保険料控除証明書などの添付書類について、正しく転記されているか確認しなければなりません。しかし電子化されれば、従業員が控除証明書等データをインポートすることにより自動入力されているので、確認が不要です。
次に紙の書類の場合、記載された控除額について計算誤りがないか検算しなければなりませんが、電子化によって年調ソフトで控除額を自動計算しているため、検算不要です。
また今まで勤務先では、検算を終えた控除額について、一人分ずつ給与システムに入力しなければなりませんでした。しかし従業員に控除申告書をデータで提供してもらうことで、給与システム等にインポートするだけで良くなります。
・保管
勤務先では提出された控除申告書を7年間保存する必要があり、保管コストが発生しましたが、電子化によりデータで提供されるため、保管コストが削減できます。
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/0020005-071_02.pdf
年末調整の電子化によるメリット
年末調整の電子化によってメリットがあると言われていますが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。 国税庁のホームページには以下のようにそのメリットがまとめられています。
≪従業員のメリット≫
従業員は、今までの手書きによる手続（年末調整申告書の記入、控除額の計算など）を省略でき、年末調整申告書の作成を簡素化できます。また、書面で提供された控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対し再発行を依頼しなければなりませんでしたが、その手間も不要となります。
≪勤務先のメリット≫
勤務先は、従業員が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要です。また、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。さらに、従業員が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申告書を作成するため、記載誤り等が減少し、従業員への問合せ事務も減少するでしょう。加えて、書面による年末調整の場合の書類保管コストも削減できます。https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm
つまりポイントを整理すると以下のようになります
従業員のメリット
・手続きの簡素化
・控除証明書を再発行する必要がなくなる
勤務先のメリット
・年末調整申告書データを使うことで控除額の計算をする必要がない
・添付書類の確認不要
・従業員が自分で書類を作成するため、問い合わせが減る
・書面による書類保管のコストが減る
このように電子化することで、従業員にも勤務先にもメリットがありますが、比較してみるとわかるように勤務先のメリットの方が大きいとわかります。
年末調整の電子化で準備すべきポイント
年末調整の電子化に対して、企業側としてはどのような準備が必要なのでしょうか。 ここでは準備すべきポイントについて説明します。
・企業が準備しなければならないこと
従業員がダウンロードする年末調整申告書作成用のソフトウェアを指定する必要があります。会社のシステムとの連携により特別なソフトの使用が必要でなければ、国税庁が提供している年調ソフトでとくに問題はないでしょう。
次に従業員に年末調整申告書が電子データで 送ることが可能になった旨を、伝える必要があります。従業員は控除証明書などのデータを保険会社などから取得する必要があるため、早めに周知するようにしましょう。
なおマイナポータル連携をすれば一括で控除証明書を取得できるので、その方法についても告知しておきます。
必要な場合、年末調整申告書データや控除証明書のデータを受け入れるシステム改修を行う必要があります。 また従業員の年末調整申告書を電子データで受け取る場合、税務署に申告する必要がありますので注意が必要です。
・従業員が準備しなければならないこと
従業員は会社が指定した年末調整申告書作成用のソフトウェアをダウンロードしておく必要があります。次に年末調整に必要な控除証明書等のデータを取得する必要があります。
ただしマイナポータル連携していれば。マイナポータルを通してデータを一括で取得できるので控除証明書のデータを取得する必要はありません。
年末調整の電子化の注意点
年末調整の電子化については注意すべき点が2点あります。ここではその注意点について説明します。
・年末調整の電子化は義務ではない
年末調整の電子化が開始されますが、こちらは義務ではありません。そのため従業員に周知していなければ、紙での提出する従業員も出てきます。 紙と電子の両方を処理するとなった場合、業務の効率化どころか業務が逆に増えてしまう可能性もあるのです。
そのため年末調整を電子化しようとしたら、全員に電子化した状態で提出してもらう必要があります。早めに年末調整の電子化を従業員に伝え、書類を準備してもらうようにしましょう。
もし電子化を受け付ける余裕がない場合は、 今年度の電子化は止めて、紙での年末調整をお願いするようにしましょう。
・従業員には手間が増える可能性も
先ほど従業員がすべき手続きについて述べましたが、控除証明書などを電子化した状態でもらうよりも、紙でもらったものを書類に貼り付けて提出する方が楽だという人もいるでしょう。
そもそも今回の電子化は、業務の効率化を図ったもので、企業側にとってメリットが多いものです。そのため特定の従業員にとっては手間が増える可能性もあるという前提で、年末調整の電子化を行うようにしましょう。
年末調整の電子化を効率的に行うには？
年末調整の電子化を効率的に行うためには、 次の3つのポイントがあります。ここではそれぞれのポイントについて説明します。
・従業員に早めに知らせる
年末調整の電子化をするためには、従業員が自分でする作業が増えます。年末調整を行うためのソフトウェアをダウンロードし、控除書類などをデータで入手する必要があります。
マイナポータルを利用することで控除書類は一括で入手できますが、マイナポータルを利用するためには、マイナンバーカードが必要です。そのため早めに授業に知らせておかなければ、 従業員が準備できません。
従業員は早めに電子化についてすべきことを連絡しておきましょう。
・電子化への協力
電子化については従業員の手間が増える場合もあります。これは従業員にとっては電子化のデメリットです。そのため従業員が電子化に対して協力的である必要があります。
企業にとっては業務効率化になりますが、従業員にとっては手間がかかると思われる可能性もあるので、従業員に協力してもらえるように説明しましょう。
・効率的なシステムを選ぶ
年末調整の電子化をするためにはデータをインストールする必要があるため、効率的なシステムを選ぶ必要があります。 すでにシステムを導入している場合はそのシステムを改良する必要がありますし、もしシステムが導入されてなければ、新たにシステムを導入しなければならないでしょう。
システムが複雑すぎると業務効率化が難しくなります。現在のシステムと連携しやすいものなど、使いやすいシステムを慎重に選ぶようにしましょう。またシステム化だけでなく、アウトソーシングもひとつの方法として考えるのもよいでしょう。
まとめ
ここまで2020年から始まる年末調整の電子化対策について説明してきました。 年末調整の電子化は業務効率化にとって大変役立ちます。しかし企業側としても従業員の側としても、電子化の準備をしなければなりません。
先ほども述べた通り、企業側としてはシステムを改修する必要もあります。しかし業務効率化は年末調整を電子化すれば終わりではありません。人事労務や財務経理の仕事は年末調整以外にも多くあります。給与計算や必要経費の計算もその仕事に含まれます。
年末調整を電子化する機会に、すべてをひとつのシステムにすることは可能ですが、そのシステムを管理するのは人であるため、専任部署での専任体制が必要です。
そのため業務効率化にも限界があります。そこでシステムを導入する以外のもう一つの方法として「アウトソース」も検討してみましょう。
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「PERSOL（パーソル）」について ＜https://www.persol-group.co.jp/＞
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